Vergaderingen

Agenda voor de BALV van 20 december 2023

Met dit bericht is door 15 leden de administrateur van de VvE verzocht om conform de Splitsingsakte, een bijzondere ALV bijeen te roepen om een nieuwe administrateur te kiezen en om te besluiten wat er gaat gebeuren met een aantal belangrijke nog openstaande verantwoordelijkheden van de huidige administrateur, die nog tot 31 december in functie is.

Inzagedocument KvK voor onze VvE, waarin duidelijk staat dat er twee administrateurs staan ingeschreven: de heer W. Roepert die bij ALV van 31 mei 2023 is benoemd, en Maria Schilstra, die in februari is afgetreden. Er komen verder verschillende signalen binnen dat mevrouw Schilstra zich nog steeds onbevoegd uitgeeft als bestuurslid van onze VvE.

Egelshoek Park bv bleek de factuur voor het verwijderen van de betonplaat te hebben gestuurd, zonder deugdelijk onderliggende stukken of onderbouwing. Niet alleen is de besluitvorming dus onjuist, ook omdat door het verwijderen van de betonplaat nog forse vervolgkosten nodig zijn, maar verder is de prijs verdacht hoog, en is het feit dat Egelshoek Park bv hier op het laatste moment een voorstel doet dat een significant aantal leden niet steunt, dit direct na de stemming laat uitvoeren door de aannemer van Egelshoek Park bv en dan zelf een factuur stuurt, een uiterst onwenselijke belangenverstrengeling. Wanneer een lid een dienst verricht voor de VvE dient dit totaal transparant te zijn en niet door het lid zelf besloten te worden.

De administrateur Maria Schilstra benaderde actief leden om ze te bewegen hun volmacht in te trekken. Daarbij vonden zij en werkneemster van Egelshoek Park bv mw Pety de Graaf de waarheid niet zo belangrijk. Boeiend is om te zien hoe zij in deze hebben samengewerkt om het aantal mogelijke tegenstemmen zo veel mogelijk te beperken. Overigens met zeer beperkt resultaat. Het betreffende lid stelde nog nooit met Maria Schilstra gesproken te hebben.

In deze email worden de door Maria Schilstra uitgewerkte documenten betreffende de BALV van 11-11-23 met de leden gedeeld. Er wordt aangegeven dat de notulen niet zullen worden behandeld op de komende BALV - het begin van een vervelende gewoonte, die resulteerde in het agenderen van de goedkeuring van notulen vanaf de ALV van mei 2022 plus vier BALVs, op de ALV van 31 mei 2023. Wat Maria Schilstra hier 'notulen' noemt betreft haar eigen samenvatting. Zie onder voor de correcte notulen (11/11) en haar samenvatting (21/11). De voorzitter en notulist hebben per email bezwaar aangetekend (15/11).

In dit document geeft de administrateur, Maria Schilstra, een sterk gekleurde weergave van het verloop van de vergadering. Zij noemt dit de 'notulen' maar deze zijn door de door de vergadering aangewezen notulist gemaakt. Dit is tijdens de ALV van 31 mei 2023 besproken en de correcte notulen zijn toen goedgekeurd. De opstelling van de administrateur in deze is vreemd, omdat zij volledig het ene (meerderheids)lid Egelshoek Park bv in bescherming neemt, ook waar dit lid overduidelijk de regels van het HHR overtreedt. De vergadering wordt pas gehouden nadat op 11/11/23 de overdracht van nummer 28 aan Egelshoek Park bv is geweest, om zo één stem meer te hebben. En mensen die hun volmacht aan andere leden hebben gegeven worden door Maria Schilstra actief benaderd om deze in te trekken, waarbij deze mensen onjuiste informatie krijgen.

Email van de Notulist aan de Administrateur om haar erop te wijzen dat wat zij had rondgestuurd geen notulen waren.

Email van de Voorzitter aan de Administrateur om haar erop te wijzen dat wat zij had rondgestuurd geen notulen waren.

Omdat de administrateur en voorzitter geen vergadering wensten, is besloten om met de vve leden die dit wel wilden te vergaderen. Uit het midden van deze groep is conform de Splitsingsakte een voorzitter aangewezen, en de vergadering heeft een notulist benoemd. De notulen geven een zeer betrouwbare weergave van het verloop van de - nogal vreemde - vergadering weer. De administrateur, Maria Schilstra, stelde alleen de technische ondersteuning te leveren, maar vond het blijkbaar toch nodig om mededelingen te doen, terwijl ze ook daarna weigerde om vragen te beantwoorden.

In deze forumdiscussie wordt stilgestaan bij de manier waarop Egelshoek Park bv cq. de heer Patrick van Harderwijk, aan de leden vraagt om goedkeuring voor het bouwen van vijf bungalows op het VvE terrein. Hoe de Bouwcommissie geen informatie krijgt tot zij daarom vraagt, hoe wordt omgegaan met de bezwaren, hoe de administrateur Maria Schilstra weigert om de vergadering uit te stellen terwijl duidelijk is dat de in het HHR vastgelegde procedure niet is gevolgd; en hoe het merendeel van de bungalows niet voldoet aan het bouwreglement, qua plaatsing op de kavels. Er lijkt een duidelijk verschil in handhaving van de VvE te zijn, jegens de individuele leden wordt iedere afwijking hard aangepakt, en wanneer het de BV betreft doet Maria Schilstra haar best om recht te praten wat krom is.

Opeens was er nog een agendapunt voor de BALV van 11/11/22. Dit zeer summiere document beschrijft de reden en kosten voor het verwijderen van de betonplaat, die naar sommige leden weten, er al vijftig jaar ligt. Maar nu moet in een week worden besloten dat het ding weg moet. En dat Egelshoek Park bv daarvoor een rekening gaat schrijven. Er zijn veel vragen, over de noodzaak, alternatieven, het ontbreken van enige discussie vooraf, het late moment van toevoegen aan de agenda, en de onderbouwing van de kosten. De administrateur, Maria Schilstra, doet dit af als 'negatief'; zij wordt terechtgewezen met de opmerking dat als mensen het niet eens zijn met haar, dit volkomen legitiem is, en zeker in dit geval.